[IT동아 안수영 기자] 모바일 시대가 본격화되며 문서 작업 행태도 달라졌다. PC에서 작업하던 문서 내용을 모바일과 태블릿PC에서도 확인, 편집하는 경우가 많아졌다. 한글, 워드, 엑셀, PDF 등 다양한 문서 파일을 다양한 기기에서 열람하는 일도 늘어났다. 이러한 작업환경 변화에 따라 오피스 프로그램에 대한 이해와 활용 능력도 더욱 중요해졌다. 이에 IT동아는 오피스 사용자들을 위해 PC용 오피스 소프트웨어인 '폴라리스 오피스 2015'의 기초적인 사용 방법을 전달하고자 한다.
<지난 연재>
1부- 시작하기 (http://it.donga.com/20507)
문서 생성 및 불러오기는? '폴라리스 홈'에서
폴라리스 오피스 2015에서 문서를 만들거나 불러오려면 어떻게 해야 할까? 먼저 폴라리스 오피스 2015를 더블클릭해서 실행하자. 폴라리스 오피스 2015를 처음 열어 나타나는 화면을 '폴라리스 홈'이라고 한다. 폴라리스 홈은 여러 오피스 프로그램을 이동할 필요 없이, 다양한 포맷의 문서를 하나의 화면에서 생성, 열람할 수 있도록 한다.
화면 왼쪽 상단의 '최근 문서'에서는 최근에 작업했던 다양한 포맷의 문서를 한 눈에 확인할 수 있으며, 원하는 문서를 선택하면 열람할 수 있다. 화면 왼쪽 하단 '문서 열기'에서는 기존에 있던 다양한 포맷의 문서를 자유롭게 불러올 수 있다.
화면 오른쪽은 '새 문서 및 새 서식 문서'라고 되어 있는데, 여기서 워드, 시트, 슬라이드, 한글, ODT 중 원하는 문서 형태를 선택하면 된다. 워드는 MS오피스의 워드, 시트는 MS오피스의 엑셀, 슬라이드는 MS오피스의 파워포인트, 한글은 아래아한글, ODT는 오픈 오피스와 같은 텍스트 파일과 동일하다.
하나의 포맷도 다양한 양식으로 만들 수 있다. 하단에 있는 스크롤을 좌우로 넘기면 다양한 문서 양식을 확인할 수 있다. 예를 들면 폴라리스 워드의 경우 빈 문서 외에도 편지, 레시피, 리포트, 초대장, 뉴스레터, 포스터, 이력서 등을 만들 수 있다.
다양한 문서를 만들고 싶다면?
이제 다양한 포맷, 다양한 양식의 문서를 직접 만들어 볼 차례다. 새 문서 및 서식 문서에서 New Document, New Sheet1, New Slide 등을 선택하면 워드, 시트, 슬라이드의 빈 문서를 생성할 수 있다. 그 옆에 있는 Letter, Recipe, Budget planner 1, Business Plan 1 등은 다양한 문서 양식들을 뜻한다. 원하는 양식을 선택해 원하는 문서를 만들기 적합하다.
그렇다면 다양한 양식의 문서는 어떻게 만들고, 어떻게 활용할 수 있을까? 본 강의에서는 많은 사용자들이 쓰는 워드, 시트, 슬라이드를 중심으로 실생활 예제를 간략하게 소개한다.
Q. 이력서를 만들고 싶어요. 어떻게 해야 하나요?
폴라리스 홈에서 이력서 양식을 선택하면 된다. 이력서 양식은 워드 또는 한글에서 선택하면 된다. 폴라리스 홈 하단에 있는 스크롤을 좌우로 넘기면 다양한 양식의 문서를 볼 수 있는데, 여기서 'Resume'을 선택하면 된다.
원하는 이력서 양식을 불러왔다면, 사용자가 원하는 내용을 입력하거나 수정하면 된다. 폴라리스 오피스 2015 워드의 사용 방법은 MS오피스의 워드와 거의 동일하니, 초보자도 금세 적응할 수 있다.
Q. 가계부를 만들고 싶다면 어떻게 해야 하나요?
가계부를 작성하다 보면 수치를 입력/계산하는 일이 많으므로, 시트를 이용하는 것이 편하다. 폴라리스 홈에서 'New Sheet'를 선택해 자유롭게 가계부를 만들어도 무방하지만, 가계부 형식을 꾸미기 어려워하는 사람이라면 다양한 시트 양식 중 'Budget Planner'를 선택할 수 있다. 두 가지의 Budget Planner 중 마음에 드는 것을 선택하면 된다.
이력서 작성과 마찬가지로, 가계부도 원하는 대로 내용을 추가, 변경하면 된다. 행이나 열을 추가해 입력 칸을 늘려도 된다. 기본적인 사용 방법은 MS오피스의 엑셀과 거의 동일하다.
Q. 업무 관련 프레젠테이션을 손쉽게 만들고 싶습니다. 어떻게 해야 하나요?
회사 소개서나 비즈니스 관련 자료를 만들 때 가장 많이 사용하는 프로그램이 MS오피스의 파워포인트다. 폴라리스 오피스 2015에서 파워포인트의 역할을 하는 것이 바로 슬라이드인데, 여기서 Business Plan 양식을 불러오면 좀 더 편리하게 작업할 수 있다.
폴라리스 오피스 2015 슬라이드를 실행하면, MS오피스와 거의 유사한 화면이 나타난다. 각 슬라이드에 원하는 내용을 붙여넣고 디자인에 살을 붙여나가는 방식으로 프레젠테이션을 풍부하게 만들 수 있다. 내용에 적합한 슬라이드는 복사해서 여러 장으로 만들고, 내용을 덧붙여나가면 편하다.
이러한 양식들을 사용하면 포스터, 초대장, 레시피, 여행 일정, 차트, 리포트, 연락처, 앨범 등을 손쉽게 만들 수 있다.
한편, 폴라리스 오피스 2015에서 작업을 하다가 새로운 양식의 문서를 열고 싶다면 어떻게 해야 할까? 화면 상단의 파일- 새 문서에서 원하는 문서 포맷과 양식을 선택하면 된다. 선택한 양식이 새로운 문서로 열릴 것이다.
친숙한 사용 경험- 리본 메뉴, 단축키
폴라리스 오피스 2015에서 문서를 생성했다면, 내용을 입력하고 편집하는 것은 어떻게 할 수 있을까. 폴라리스 오피스 2015는 기존 PC 오피스의 사용 경험을 고려, 사용자에게 익숙한 리본 메뉴 UI를 제공한다. 특별히 공부하지 않아도 능숙하게 사용할 수 있다.
<출처: 인프라웨어>
폴라리스 오피스 2015는 기존 PC 오피스와 단축키도 거의 유사하다. 예를 들어 MS오피스와 동일하게 F10번을 누르면 리본 메뉴에 메뉴별 단축키가 나타난다. 이를 참고해서 해당 키보드 버튼만 눌러 작업을 용이하게 할 수 있다.
(상)
, 폴라리스 오피스 2015 시트